Как построить кадровое делопроизводство с нуля
Хотите организовать кадровое дело с нуля, а опыта в этом вопросе вам пока не хватает? Возможно вы вообще новичок в кадровом производстве, может просто бухгалтер или любой другой офис-работник, на которого возложили организацию и ведение кадрового делопроизводства, или начинающий индивидуальный предприниматель.
С чего начнём?
1. Приобрести необходимую специальную литературу, законы и программы, касающиеся кадровых дел, все перечисленное вам понадобится в работе, а любые нормативные акты со свежей редакцией найдете у нас.
2. Внимательно изучите копии учредительных документов вашей фирмы, потому что все документы в структуре кадров не должны противоречить, а наоборот обязаны строго соответствовать учредительным документам компании. Просмотрите в Уставе фирмы каков порядок оформления вашего руководителя (вам придется производить его оформление, т.е. принимать на работу) на период, который с ним можно заключать трудовой договор, установления ему заработной платы, потому что в Уставе могут быть предусмотрены некоторые тонкости. Может быть прописан некоторый порядок при оформлении основных руководителей, в частности системы оплаты труда и прочее.
3. Документы, обязанные быть в кадровой работе. Нужно уточнить с директором о перечне документов, которые вы будете составлять: основных по закону, и не обязательных только внутри компании. Согласуйте с руководителем все условия, которые хотелось бы отметить в Правилах внутреннего трудового распорядка, в бланках трудовых договоров, локальных нормативных актах.
4. Оформляем руководителя. Обязательно просмотрите, правильно ли произведено оформление вашего директора ( или генерального директора). Он первый работник! По всем документам должно быть видно, с какой даты он работает.
5. Как составляется штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, и другие локальные нормативные акты. В случае, если в вашей компании пока нет Правил внутреннего трудового распорядка, штатного расписания и других локальных нормативных актов, то в обязательном порядке составляете их. Эти документы должны быть согласованы с руководителем, с учетом всех замечаний и пожеланий, отвечающих законодательным нормам. Подготовленные документы утверждаются директором.
6. Типовой бланк трудового договора разрабатывается, такой который планируется заключаться с работниками. В него включаются все выгодные и необходимые вашей компании условия.
7. Дальше подготавливаем документы, которые потребуются при ведении кадровой работы в последствии: журналы регистрации, унифицированные бланки приказов, книги учета, табели учёта рабочего времени, договор о материальной ответственности и прочее.
8. Решаете, кто будет вести трудовые книжки, приказом закрепляете. В связи с отсутствием пока работников на предприятии, то материальная ответственность за ведение и хранение трудовых книжек будет на директоре.
9. Оформление сотрудников на работу. Здесь предстоит оформить множество документов: трудовые книжки, трудовые договоры, личные карточки, приказы о приёме на работу, книгу учёта движения трудовых книжек и др.
После оформления сотрудников на работу для кадровика наступает фаза обычных трудовых будней. Вести табель учёта рабочего времени, оформление больничных листков, оформлять график отпусков, предоставлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, оформляются командировки, увольнения, совмещения, и многое другое - это и есть организация кадрового делопроизводства с нуля.