Первичная документация по кадровому учету и заработной плате

В каждой компании, занимающейся экономической деятельностью, стает потребность в ведении кадровой документации, и уж, конечно, в ежемесячном расчете и начислении заработной платы своим работникам.

Служба бухгалтерии занимается расчетом пособий, отпускных и командировочных, начислением по окладу и сдельно, рассчитывает налоги и страховые взносы, а также подает отчеты в фонды и ИФНС.

Как правило, бухгалтерия берет на себя и функции отдела кадров, ведет кадровые документы, потому что не в каждой организации имеется своя кадровая служба.

Исходя их этого, далеко не любой квалифицированный бухгалтер может иметь навыки и хорошо подкованного специалиста отдела кадров. А, как известно, с инспекцией по Труду сегодня шутки чреваты плохими последствиями.

Расчет и начисление заработной платы производится в соответствии с положениями 21 главы ТК РФ. Мероприятия по расчету заработной платы осуществляется в несколько действий.

Первым действием является изучение информации по учету труда и его оплаты, содержащейся в первичных документах и составленных по унифицированным формам. Вторым действием является расчет сумм оплаты труда (и прочих выплат) работникам и лицам, осуществляющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера. Третьим действием является расчет и удержание налога или, как его еще называют НДФЛ на доходы физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ. Четвертым действием станет начисления страховых взносов, взыскиваемых с начисленных сумм оплаты труда. Пятое действие представляет собой оформление документов и унифицированных форм на выплату заработной платы.

Нельзя не считаться и с тем, что на основании №129-ФЗ пункта 1 статьи 9 закона «О бухгалтерском учете», все хозяйственные мероприятия, осуществляемые организацией, должны проводиться через оправдательные документы, потому что как раз эти документы являются первичными учетными документами, в соответствии с которыми осуществляется бухгалтерский учет, значение первичной документации недооценивать нельзя.

Тем более, что большое число первичной документации по кадровому учету и зарплате требуется хранить на протяжении 75 лет (или – постоянно, т.е. не меньше 10 лет) с последующей передачей в Госархив в случае прекращения деятельности организации. Также закон предусмотрена административная и уголовная ответственности за нарушение сохранности кадровых документов и порядка их ведения.