Кадровое делопроизводство: его восстановление
Сокращенная последовательная инструкция по наведению порядка в кадровом делопроизводстве в организациях, где кадровая работа велась «спустя рукава».
В маленьких фирмах обычно кадровому делопроизводству не уделяется надлежащее внимание. Возможно это происходит по причине отсутствия инспектора по кадрам или по иным причинам. Данную инструкцию мы подготовили для тех, кто пришел на работу как раз в такую компанию, и получили задание, навести порядок и законность в запущенном кадровом хозяйстве. Инструкция составлена вполне доступно, да бы даже новички в кадровом вопросе смогли без труда ею воспользоваться.
Внимание! Данная инструкция приблизительная, так как в каждой компании свой хаос в кадрах, а значит, что при восстановлении кадрового дела, что то из нашей инструкции им предстоит пройти не в той последовательности, а в иной, а вполне может быть, придется пройти и свои этапы, не указанные в нашей инструкции.
Начнём?
Приобретем нужные законы, специальную литературу и программы. Всё пригодится Вам в работе. Имеющиеся в наличие кадровые документы будем проверять и приводить их в порядок в соответствие с законом РФ, так же и новые документы составим в строгом соответствии с законом РФ. Обсудите с руководством компании вопрос о покупке программы, в которой нужно вести кадровый учёт.
Таких программ много, и большинство из них специализированные и очень удобные. Кто–то обходит по функционалу 1С. Много компаний кадровый учёт ведут традиционно в 1С. И это объяснимо, специалистов по сопровождению 1С хватает в любом городе, а специалистов по сопровождению других программ подберешь не везде. Установим, какие виды документов (из числа тех, которые обязаны быть в кадровой работе) в компании есть, а каких нет. Есть перечень документов, которые должны быть в обязательном порядке в кадровой работе; а также документы, которые приобретают статус обязательных при определенных обстоятельствах; а также документы необязательные.
Соберите воедино в компании все документы, которые относятся к кадрам. Определите перечень обязательных документов, которых в организации нет, и которые Вам потребуется разработать. Установите перечень необязательных кадровых документов, но которыми организации тоже желательно обзавестись. Проводим анализ фактической картины дел в компании. Исследуем ситуацию, которой должны будут соответствовать кадровые документы.
1. Прежде, чем начинать проверку имеющихся документов и подготовке новых документов, необходимо узнать, как действительно обстоят дела в организации. Допустим, какой режим работы у работников всех подразделений, есть ли ненормированный рабочий день, дни, установленные для выдачи зарплаты и т.д.
В компаниях, которые были без кадровика, часто используют бланки, скачанные с Интернета или взятые из книг - Правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры и др. В них содержатся условия далеко не те, что в действительности существуют в организации. Зачастую, что в Правилах внутреннего трудового распорядка организации установлен нормированный рабочий день с 9 до 18 часов, с временем для обеда 1 час, понедельник-пятница - рабочие дни, а в действительности в фирме работники некоторых отделов(отделений) трудятся посменно, а в нескольких службах гибкий рабочий график. Уточните у руководства действительную картину трудовых отношений в фирме. В соответствии с реальной картиной (конечно же, с поправкой на требования закона РФ и иных учредительных документов) проверьте и составьте кадровые документы.
2. Заметьте не только законодательство и действительность продиктуют условия, которым должны отвечать кадровые документы, а также и учредительные документы. Возьмите у руководства копии учредительных документов компании и изучите их. Все документы должны отвечать учредительным документам компании, и ни в коем случае им не противоречить. Посмотрите в Уставе компании порядок приёма руководителя и установления ему заработной платы, а также срок, на который с ним заключается трудовой договор.
Бывает, что в Уставе компании оговаривают порядок приёма на работу основных руководящих работников и порядка установления им системы оплаты труда (к примеру, предварительное согласование общего собрания учредителей), а также порядок утверждения штатного расписания. Определите пожелания руководства. Вам должны не только проверить существующие кадровые документы, а также привести их в соответствие не только с пожеланиями, но и указаниями руководства. Новые кадровые документы Вы тоже будете вести в соответствии с указаниями руководства. А значит, заранее уточните у руководителя, об особых условиях, которые он хотел бы видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, других локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.